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会议遭遇尴尬化解妙招

  开会时,常常遇到老板不满意某位同事的报告或观点,或会议进行一半时,同事因意见不同而造成尴尬的气氛。身为与会者的你,该怎么打圆场,好打破僵局,继续进行会议呢?
  
  
  对外会议 事前推演
  
  除了公司的内部会议时有尴尬会议服务情景发生,对外的会议,尤其是对客户报告或讨论的会议,也常会有意见相左而争执不下的情形。
  
  同样地,异中求同是一个最有效化解尴尬的方式。先综合列出客户的想法,再聚焦点出双方意见相近之处,特别集中讨论,同时提出适宜的解决方案。
  
  但所有打圆场的方式都不如事前做好准备工作、避免僵局的方式来得有效。在与客户开会前,公司内部先预演,设定好讨论议题的顺序,针对可能会受到客户质疑或较为敏感的议题,先做好沙盘推演,甚至先假设客户可能提出的各式问题,礼品准备最为合宜的答复,并且及时提出解决之道。
  
  会议前若有充分的准备,就能尽量避免会议僵局,也就不用时时出来打圆场了。

  异中求同 化解尴尬

若是公司内部会议进行一半时,上司因不同意某位同事的想法而加以斥责时,其它同事可以试着先以“异中求同”的方式来化解僵局。

由于与会者都是针对某一特定议题,透过会议来彼此讨论观点,其中必有部分相似之处,而非只有“零”或“一百”两个极端的战争。因此,其它人可以先分析主管的想法,会议布置再罗列另一位同事的观点,例如“主管,你的想法有A、B、C,而他的意见是A、C、D,其实你们都认为A与C是可行的”,找出中间交集之处后,特别针对相似之处加以讨论来和缓尴尬的气氛。

暂停会议 彼此冷静

如果上司当时是对某位部属的情绪反应、或是同事间意见不同时,开元名都那么我建议最好的方式是停止争吵,由会议主持人宣布休会5至10分钟,先让双方冷静一下,气氛稍稍和缓之后再持续会议讨论。

此外,会议主持人也可以先跳开这个争议的话题,选择有趣的议题或争议性较低的议题来讨论,同时,个性较为活泼、广为大家接受的同事可以主动胡扯些适宜的话,来化解突然冷却的气氛、打破僵局。当气氛和缓后,再继续进行议程。

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