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会议现场的交流沟通

一个成功的会议管理人一定要确定在现场的有效沟通,相反地一个不成功的会议,花费了数月或数年计划,却因为现场协调不好而使会议失色,所谓现场沟通是团队合作的表现。

(一)会前协调会:在前往会议场地前要先和会场及主要承包会议公司商人员排定会前协调会,协调会的目的是对会议现场安排整个细节做详细讨论,让大家都清楚在现场所负的责任与彼此的协调。
一般会议筹办人与会场主要工作人员协调会,如场地工程、服务、餐饮和保安人员沟通,如果会议有应用视听设备,邀请视听工程人员一起参加,将所有主要承包商都邀请来。;;

协调会是提供大家再一次检查工作内容以及提供问题讨论,有些可能在文字中写得不够清楚,彼此指派一个人负责沟通,省得七嘴八舌,有关场地部分都向场地承办人沟通,因为场地承办人不一定一直在会场,问他(她)分机号码或呼叫器,并问清楚如果周末或清早或晚上和谁联络。安排在会前与会场及主要承包商举行协调会是非常重要也是必要的。包括会议中心、饭店、交通/旅游公司等,这是在会前最后一次解决问题的机会。

一个呼叫器有一个号码,当打这个号码时,呼叫器会响,接到讯息者再打回去,呼叫器的种类很多。呼叫轻巧,租金价格也比对讲机便宜,可以在较远距离收到讯息。

(二)服务柜台与留言中心:每一个主办单位都了解在大会期间提供会议礼品一个服务柜台与留言中心是必要的,服务柜台与留言中心可以非常简单也可以很复杂,在这个中心提供基本资料和留言,有一人或两人以上在那里负责,可以是主办单位工作人员也可以雇用当地临时工作人员,提供大会资料以及当地资料,最简单的留言中心是一片3米x 3米公告栏,按字母分团体,与会者留言或接到外来电话,每个留言要注明给哪位与会者,留言中心要有架子或圆筒,这些东西会议中心可提供。这个中心也可以提供航空、租车和旅游服务,较为复杂的是将留言经由幻灯打在会场或电脑上(在国内的会议中心并没有留言架子或圆筒可提供)。

基本设备:
1.将服务柜台安置在所有活动的中央区。
2.确定服务柜台有足够空间放置留言板等。
3.确定服务柜台可接电话线。
4.其他必需用品。
5.事先印制一些留言条。
6.准备足够的笔,因为报名者会顺手将笔带走。
7.电话簿。
8.信封,有些人希望接到留言是用信封封好的。
9.当地资料。
10.当地餐厅指南。
11.地图。
12.观光和购物指南。

(三)电话、无线对讲机和呼叫器;;;;;;;;;;
电话:小型会议可能不需要内部联系系统,只要利用内线电话即可,会议策划但是大型会议只靠会场或饭店电话系统可能会延误事情,因此要安装几条专线电话,有些饭店和会议中心专线电话线和设备有限,因此会收取适当的费用。以大部分的情况来说,安排专线电话是经由当地电话系统,至少要在4个星期前申请。大型会议最好自己申请专线电话线和内线系统,电话号码往往很难在大会手册印制前获得,但有时也可向雷话公司说明,他们可以先提供号码,但是不保证到时候安置的号码一定相同,如果会议在会议中心举行,他们有自己内部电话系统,事先要有电话号码就不会那么复杂。

在申请电话时,提供一份场地平面图,这样对安置的人来讲比较方便,还有一种"热线电话",这种不需要拨号,只能两边沟通,有些主办单位申请这种电话是为了两边快速沟通。

无线对讲机:为了在会场快速与主要工作人员沟通,很多会议筹办人利用对讲机联系。对讲机在同一频道可多人通话,它的优点是可以立即回答或处理紧急事件,这种通讯范围在户外大约一二条街之内。有些对讲机可立即换电池,大部分都是晚上充电,这种通讯系统有执照,因此租金较高,有些会议筹办人发觉它携带不方便,有时在某种情况下收讯不好,钢筋水泥建筑中收讯会被阻挡。无论如何很多会议筹办人还是认为他们有需要,并提供下列指引。
1.与承租商谈妥一旦发生故障,索菲特即使在周末假日也要立即修理和更换。
2.多租用几台手机和充电器,以防万一故障还有备用。
3.事先了解会场哪些地方是通讯死角,这些地方采用其他通讯方式。
4.每天晚上不要忘了充电。
5.分派对讲机由哪些主要负责会议的人使用。
6.仅用于紧急事件沟通,而不是用来聊天。;

最后两项很重要,目的为了维持系统通畅,当一项讯息在沟通时所有使用者都能知道什么事情。而更新的技术是可以预期的,它将更有效,更有灵活性,更轻巧,例如大哥大已经成为最常用的通讯工具。

呼叫器:呼叫器系统可在当地通讯公司或某些会场租用,每

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