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会议的要素

与会者
与会者就是参加会议的正式成员,包括主持人,也包括秘书,但不包括在会场上的其他服务人员。
主持人
主持人是会议过程中的主持者和引导者,会议也往往是会议的组织者和召集者,对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。
会议主持人通常由有经验、有能力、懂行的人,或是有相当地位、威望的人担任。一般有两种情况:

A 一种是当然主持人,是由其职务和地位,也就是由组织的章程或法规决定的。
B 另一种是临时的主持人,比如,各种代表会议,或几个单位、几个地区的联席会议,则由代表们选举或协商产生。特别重大的会议,则需产生相应人数的主席团,由主席团成员集体或轮流主持会议。

会议召开时间
某个会议什么时间召开最合适?要考虑多种因素。
首先是需要,如每周一次的工作例会,通常放在周末的下午,会议酒店一周即将结束,下一周就要开始,利于承上启下。一年一度的职工代表会议,宜于年初召开,既利于总结上年的工作、生产成果,又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划,通过各种预算等。有些会议如农业生产、学校教育等本身就有很强的季节性或季度性。
其次是可能,即最好是每位与会者都能参加的时间。如日本的有些企业召开各部门干部汇报会,常定在下班前半小时,而不是安排在刚上班时。
再次是适宜,即要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。

会议需要时间
会议需要时间可长可短,尽量紧缩。少则几分钟、几十分钟;会议服务多则几天、十几天。会议组织者应尽可能准确地预计需要时间,在会议通知中写明,便于与会者有计划地安排。

会议时间限度
每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间,应该安排中间休息。
地点
会议地点,又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡,又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果,选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。

国际性或全国性会议,要考虑政治、经济、文化等大因素;专业性会议,礼品应选择富有专业特征的城乡地区召开,以便结合现场考察。小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。选择会址,还要考虑会场设施、交通条件、安全保卫、气候与环境条件等因素。

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