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沟通在会议接待服务中的重要性

一、会前准备:

(1)和主办方沟通

由于今年金融危机的影响,主办方把价格压的很低,这样对我们会议接待来说就减少了我们的利润空间,这就需要我们对我们周边市场有所了解,和主办方很好的沟通,使他们更好的了解金融危机对我们的市场影响不是他们想的那样,会议布置因为每个地方的淡、旺季不一样,不可同言而语。

(2)和酒店沟通

由于主办方的价格压的很低,使我们的运作空间大大的缩小了,这就需要我们和酒店的销售人员有一个很好的沟通,使酒店的销售人员了解现在的市场,不再是等着我们主动和他们联系而是他们要适应市场的变化,对自己的价格做出相应的调整,从而达到双赢。

二、会议接待:

(1)和主办方沟通

  会议期间要积极和主办方沟通,随时了解代表的报道情况,从而开元名都更好的安排房间,尽量避免出现单男单女的情况。(若出现自然单男单女,要及时和主办方沟通,问清楚房费差价由谁来承担,以免最后结算时发生误会)。

(2)和酒店沟通

由于参会代表来自不同的地方,抵达宾馆的时间不一致。所以需要和酒店的销售人员做好沟通(一般的酒店是晚上12:00之前入住算当天房费,12:00之后算第二天房费;中午14:00之前退房算一日房费,18:00之前是半日房费;有的酒店会议用房是会务公司无半日房)这些都要我们和酒店及时沟通,以免结算的时候产生误差。

(3)和代表沟通

由于参会代表来自不同的地区,生活环境有所差距,要和代表做好沟通,可以为他们安排当地有特色的表演及风味特色餐。解决一些代表的合理问题。

三、会议结束:

(1)和主办方沟通

会议结束后主要是和主办方结算,这就更离不开沟通,虽然在会前都会和杭州会议服务主办方签订接待合同(协议),但是人是活的,协议是死的,要有很多灵活性,这就要和主办方及时沟通,不要使双方的利益有所损失。

(2)和酒店沟通

会议虽然结束就需要开具酒店的发票。(要和酒店沟通酒店的发票是如何开具的,是否可以超开,超开的税点是多少)

(3)和代表沟通

会议结束,代表需要开具会议发票,这是让上会人员最为头疼的事情会议礼品(每个地区、每个单位的要求不一样,而且会议公司的发票要求也不一样,这时就需要耐心的和代表沟通,减少双方的麻烦,尽量满足代表合理的要求)

从以上几点就足以见得沟通在我们生活中是多么的重要,特别是在会议接待。

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