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特别会议注意事项

特别会议是指那些在规定的时间而定期召开的例行会议之外,会议由于非常特别的情况而由主管经理临时召开或指派他人临时召开的内部工作性会议,是该部门在管理或商务活动出现特殊情况时,而采取的一种应变措施。

但是,如果秘书人员被告知就某一或某些事情召集会议时,而并没有获得对此会议有关要素的授意,在这种情况下,秘书人员可征得上司的同意有分寸地就以下六个方面的问题向主管经理进行探明,并迅速作出准备。这六个需探明的问题是:

(一)为什么开会

这个会议是为什么开的?是为了说明什么情况,还是为解决问题会议酒店而获得结论呢?是为了交换情报,还是为了出谋划策?明确会议目的是使一些为突发情况而召开的会议获得成功的必要条件。

(二)议题是什么

会议的议题是什么,并获得最简洁,最明确的表述,这是确定会议进行的方式和出席会议人员的基础。

(三)谁参加会议

会议由谁主持?要有哪些人参加?会议服务其中关键的、尤其不可缺少的人是哪些?有因故不能到会的是否可找人代理?

(四)什么时间开会

会议什么时间开始?预计什么时间结束?

(五)在什么地方开会

会场安排在哪里?对会场有什么特别的要求?是否需要安装特别的视听设备?

特别会议虽然是在应急的情况下而召开的,通常是所遇礼品问题突然、会议准备的时间又很短,但对会议的安排也仍然要尽可能做得完备、充分,不要仓促开会。

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